宿泊施設が行う、GoToトラベル対応の手順について

GoToトラベルキャンペーン GoToキャンペーン

10月1日から地域共通クーポン配布がスタートしました。主人の宿はギリギリの30日夜にクーポンが到着するという、ドキドキハラハラものでした。

GoTo地域共通クーポン

宿泊施設はクーポンを配布する側ですが、クーポンを買い物に使ってもらえる「取扱店」として登録することもできます。そうすると管理も複雑になってきます。そこで、備忘録として、作業手順を記載しておきたいと思います。あくまでも私が個人でまとめているものを記載していますので、責任は負いません。また、GoToトラベル要領は都度変化しますので、必ず最新の情報をお読みの上、日々運用下さい。

なお、宿の想定は、第三者機関にステイナビを指定した「パターンC」で登録しており、同時に「地域共通クーポン取扱店」の登録も済ませている、部屋数少ない民宿や旅館を想定しています。また、クーポンの受領証は宿帳と別にいただくようにしています。パターンAのみ、パターンBの場合は各人、同様におまとめ下さいませ。

宿泊前日

  1. 予約者の予約内容をOTAやステイナビの管理画面で確認する。
  2. 予約詳細画面に、地域共通クーポン(紙クーポン)の渡す枚数が書かれているので、枚数分を用意する。
  3. エリア指定ハンコと、日付印を押す。
  4. クーポン管理アプリ(※2)で、紙クーポンのQRコードを撮影して登録する。
  5. 受領証(※3)、宿帳にクーポン番号を記録しておく(下4桁でOK)
  6. ステイナビ予約でクーポン代理登録(電話予約等)の場合は、予約詳細画面を印刷しておく。
  7. 宿帳とクーポン類、(ステイナビ代理登録の場合は予約詳細画面も)を合わせて一つにまとめておく。

※1 なお、電子クーポン配布のOTAからの予約の場合は、特に何もしなくて良いです。 

※2 もし、クーポン管理アプリでの登録が面倒であるときは、事務局から指定された記録用紙(GoTo宿泊施設専用・管理画面からダウンロード)にクーポン番号等詳しく記載ください。

※3 受領証は定型フォーマットがあり、GoToトラベル宿泊施設用管理画面からひな形がダウンロードできます。使うことを推奨されていますが、簡易でご自身で作っても良いということです。

チェックイン時

  1. お客様が来館されたら、感染予防対策をし、検温と本人確認を行います。
  2. 宿帳に記入いただきます。
  3. 紙クーポンを渡すご予約の場合は、クーポンを示して枚数を数え、受領証に記載いただきます。受領証は宿で保管します。(※電子クーポンの場合は特に何もすることはありません)
  4. クーポンがどのようなものに使えるのか、お伝えください。
  5. ステイナビからの代理予約の場合は、日付と予約者の自筆サインを書いていただきます。
  6. ステイナビからの予約の場合は、予約一覧でステータスを「宿泊(承認)」にしておく。

チェックアウト時

  1. 精算の際は、予約時の宿泊代と、宿泊当日の飲みもの代や追加料理・お土産代・出張マッサージ等は別項目にします。
  2. 宿泊当日の飲みもの代等について地域共通クーポンで払いたいかどうか確認ください。
  3. もし共通クーポンで払いたいという場合、紙クーポンの場合は1000円券を枚数分受け取ります。電子クーポンの場合は、地域共通クーポン店舗QRコードを読み取ってもらいます。QRコードを読み込んで表示されるスマホ画面で店舗名が正しいことを確認してから、旅行者に「利用済みにする」ボタンを押すように伝えます。利用済み画面を見て、「利用取扱店舗名」「利用日時」「利用クーポン金額」が正しいことを確認してください。
  4. 精算した紙クーポンは配布用とは別に、まとめておきましょう。

月初(できれば毎月2日までに)

  1. 毎月1日にステイナビの予約管理画面を確認し、前月分でステータスが「(宿泊)承認」になっていないものが無いか確認し、「(宿泊)承認」「キャンセル」を確認する。
  2. 換金するための紙クーポンがある場合、換金用伝票に必要事項を記入する。
  3. 紙クーポンと換金用伝票とをまとめて、スターターキット中の宅急便伝票を貼って、クロネコヤマトで送る。

こんなときどうする?

日付印を間違えた場合

汚損チケットを合わせてGoTo事務局へ送付して、無効処理をします。そのままゴミ箱へ捨てると、枚数分の給付金を宿側が負担することになります。

お客様が使った共通クーポン、紛失したと思ったら出てきた!という場合

〆日は日付の翌月2回あります。その2回目までに送っていなければ、紙切れになります。必ずきちんとまとめて給付金還金手続きをしましょう。

ここへの宿泊は今日だけだが、旅行は明後日までなので有効期限を延ばせないか、とごねられた場合

GoToトラベル地域共通クーポンは、ご自身で手配された場合は宿泊施設が、その宿泊日程に合わせてお渡しするため、有効期限は延ばせません。詳しくはGoToトラベル地域共通クーポン取扱要領をご覧下さい。

地域共通クーポンのお釣りが欲しいと言われた場合

地域共通クーポンはお釣りが出ません、とご説明下さい。クーポンと合わせて追加で支払うのは現金でもPayPay等のQR決済、クレジットカードでも、宿泊施設が使える決済サービスをお使い下さい。

自分の宿が地域共通クーポン取扱店に登録しているかどうかわからない場合

GoToトラベル旅行者向け公式サイト下段の、GoToトラベル地域共通クーポン取扱店一覧で、自分の宿を探して下さい。無ければまだ登録がされていません。登録がされていない場合、自分の宿の飲み物代などは共通クーポンでお支払いできません。(登録していないのに充当した場合は、換金できず宿側の持ち出しになってしまいます)

わからないことがあればGoTo事務局に電話で聞く

もし分からないことや不具合が発生した場合、自分で判断せず、GoTo事務局に電話して確認下さい。その際に、電話の担当者名と時間を控えておきましょう(時々間違えたことを言うことがある)

GoToトラベル事務局の電話番号

その他、日々、GoToトラベル事業者向け公式サイトも見ておくと共に、GoTo事務局、ステイナビからのメールは無視せず必ず開封して読みましょう。

GoToトラベル事業者向け公式サイトhttps://biz.goto.jata-net.or.jp/

以上、取り急ぎまとめてみました。

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