最終☆ミーティングファシリテーション☆会議の進め方の第4段階「収束」

セミナー・講演会聴講

田舎での会議あるあるです。

誰か偉い人、声の大きい人が言った意見。あるいは最初から事務局の決めていた意見に対して誰も反論せずに終わってしまう会議。


後ろから席が埋まっていく
田舎の会議にありがちです

あるいは、AとBの意見があると対立軸で進み、AかB、どちらが正しいかの議論で進んでしまう。

AとBの意見の良いところを掛け合わせて双方が納得し、更にはより良いC案を会議から生み出すという発想がない。

このC案を生み出す方向性を作り出すのが今日お話する会議の4段階「収束」の過程になります。

 

おはようございます!普段は民宿&ダイビングショップの親父、コムサポートオフィスのアドバイザーもやっているガク(@kasumi_kadoya)です。

4年前、まーきーさんのミーティングファシリテーション講座を受けた時は

「良い会議」「悪い会議」とは

というお題でのディスカッションから始まりました。

会議の進め方を学ぶ~ミーティングファシリテーション | 香住・佐津温泉『民宿かどや』公式ブログ
どうすれば実りのある会議ができるのか?今回は家族会議から国際会議まで、さまざまな会議の進行に携わるファシリテーター青木将幸先生をお招きし、会議の仕方について学びました。会議の理想像をはっきりさせ、会議のプロセスを「共有」「拡散」「混沌」「収束」の4段階に分け、時間配分をする。今後の会議の内容がグレードアップしそうです。

今回は全く異なる切り口から「会議」の進め方について。

4つのステップという本質は同じなんですけどね。

そんな中でも、今日のお話は私が最も知りたかった4段階のラスト。「収束」について。

合意形成を計るのが会議の目的。たくさんの意見を組み合わせ納得し、一つのゴールに向かって皆が結束できる行動を生み出せる会議とはどのようなものなのか。

私が一番知りたかった部分でした。

会議終了後、どう行動すれば良いの?

会議で決められたゴールを参加者全員が納得して気持ちよく行動に移せるか。

最初から決まっていた読み合わせ的会議やAとBで議論を戦わせた会議だと「参加者全員が」というのは難しいです。

そもそも論になってしまいますが、会議の目的自体が共通認識で動いていないということ。

何のために会議をしているのか。

会議を行うことによって、どんな良いことがるのか。

この会議の後、どう行動を変えるのか。

といった、会議の目的が明確でない。

目的があったとしても

会議が作業の役割分担決めのみ

に終わって行ってしまっている。

イノベ―ティブな意見の創出

やる気、モチベーションのUP

に繋がっていないのです。

では、会議のゴールをどのように持っていけばよいのでしょうか。

共同声明作りをしよう

今回の「収束」、最終段階において「こう考えれば良いのか」と私が感じた事があります。それは

会議のゴールは共同声明作りである

と捉えること。


「私たちはこれをやります」
という宣言

例えば、話し合いが6名で行われたのであれば、

「私たち6人は〇〇を実行します」

という文章結論を持って来ること。

では、その文章をどのように作り上げていけばよいのか。

そのためには「拡散」「混沌」で抽出された様々な意見をまとめる技術が必要になるのです。

例えば、今回はワークで6人グループを作り、「水害対策のために私たちができること」というテーマで話し合いをしました。

まず、最初にたくさんの意見を出します。否定せずにとにかくたくさんの意見を出す(拡散)。

意見を整理していく。例えば、個人で直ぐに出来ることと行政にお願いしないといけないことに分ける。更には、個人ですぐにできることの中から難易度のABCランク、緊急度のABCランクをつけていく(混沌)。

最後にAAランクをピックアップするも、「これだと当たり前の結果になる」という意見から難易度も緊急度も高いAA、BA、CAランクのものをピックアップし、それらを総括的にまとめた共同声明を作成しました(収束)。

終わってみての感想。誰かの意見に引っ張られることもなく、更には皆が平等に意見を出し合った感がありました。何より、共同声明を作り上げたことにより、会議の後どう行動すればよいのかも明確になりました。


ご参加いただいた皆様の満足度も
高かったです!

11月4日、5日にも開催します!!

いかがでしょうか。会議の4段階を体験する。勿論、お金を支払ってまで参加される前向きな方だからこそ会議がスムーズに運んだ側面もあります。

実際の会議では、ネガティブな人、かき回す人も出てくるでしょう。そういった人が出てきた場合どうすれば良いかというのを織り込みながら今回のセミナーはワークを織り交ぜて進んでいきました。

まだまだ学びはこれだけでは終わらせません。11月にも開催予定です。

11月4日(日)5日(月)に豊岡で開催します。(既に定員の半分は口頭での参加表明で埋まってたりしています)

今回とはまた違ったお話をしていただく予定ですし、勿論初めての方でも大歓迎。日曜日と月曜日と異なる話をされますが、どちらもに参加しても良いですし、どちらかだけの参加でもOKです。

要は週末休める人、平日休める人、どちらの方でも最低1日は参加して頂けるよう配慮しました。

告知文章はまだできていませんが、日程だけ押さえておいて下さい。絶対に参加したいので、今から仮予約したいという方はご相談下さいね。

しかし、まーきーさん。全てのプログラムで異なる話ができるとは。どれだけ引き出しが多いのでしょう。今から楽しみです!!


まーきーさん、ありがとうございました!

 

コムサポートオフィス代表
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上記、7月18日Googleマイビジネス京都開催分、満席ですが、若干名増席しました!

 

 

 

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