ミーティングファシリテーション☆会議の進め方の第3段階「混沌」(カオス)

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会議の進め方には4つの段階があります。

第1段階「共有」。

第2段階「拡散」。

もうお分かりだと思いますが、今日が第3段階、明日が第4段階で「収束」でブログ記事を書きます(笑)。

おはようございます!普段は民宿&ダイビングショップの親父、コムサポートオフィスのアドバイザーもやっているガク(@kasumi_kadoya)です。

「混沌」を楽しめるかどうか

まず。第3段階「混沌」のお話をする前に前提条件として。

日本人の会議はこの「混沌」を避ける傾向があるようです。

様々な意見が出まくり、カオス状態になる。

それを「よし」としない考え方ですね。

昨日の「拡散」のおさらいになるのですが、

「できるわけないと否定する」

「反対意見、耳の痛い意見にはフタをする」

「部下、年下、立場の弱い人が発言し辛い空気を作る」

と言ったものです。

自分とは真逆の意見が出てくること。

思ってもみなかった発想。

それ、ふざけているんじゃないかという意見も一旦受け入れて

混沌を楽しむ

度量がまずは必要なのではないか、と感じます。


お茶を飲みながら楽しく話し合い

板書をしよう

混沌を楽しむ、冷静に判断する手法として板書法が紹介されました。

様々出た意見を書き出すこと。

ホワイトボードでもいいし、目の前に模造紙やコピー用紙を用意して書き出しても良い。

書き出すことにどういったメリットがあるのか。

文章化してしまうと声の大きい人の意見も小さい人の意見も同じ1行になります。

声が大きければ文字を大きく、小さければ文字を小さく、とはしませんよね(笑)。

つまり、全ての抽出された意見をフラットな状態で。客観的に見ることができるようにするわけです。

ワークとしては、単に箇条書きで書き出していく。グルーピングをしながら書き出していく。マップ化しながら書き出していくというようなことをやりました。

その際の注意点。


注意点は3つだけ

・なるべく発言した当人の言葉で書く(方言も言語化)
 ※傾聴スキルが重要

・テーマと本文は違う色で

・正しい漢字、美しく書くことをあきらめる

です。

そんなに難しくなくて、シンプル。でも大切な3つの約束事ですよね。

当人の言葉で書くことで、その発言をされた時のニュアンスが思い起こせます。傾聴することに集中できます。何に対してどういった意見が出ているかを明確にするために色を変える。書き漏らさないよう、少しでも多くの意見が書けるよう、正しい漢字やきれいに書くことにこだわらない。

約束事と言っても、縛ることで意見の抽出を妨げるのではなく、気楽に意見が出せるようハードルを下げるための約束事になっているのが良いです。


マップ化して書いた意見を楽しく発表♪

たくさんの異なる意見を

「そんな考え方もあるんだ!」

「それは気づかなかった!」

と肯定的に受け止めながら、否定することなく混沌を楽しむ。

さて、いよいよその中からイノベーティブな意見を拾い上げていく、最後の「収束」については明日のブログにて。

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普段は民宿の親父、時々ダイビングインストラクターです。昭和42年生まれのアラフィフ。8年間のサラリーマン生活の後、実家の民宿を継ぐ。一時は1億あった借金を8室の小さな民宿で返済。田舎の小さな事業者は、お金をかけなくてもお客様に喜んでいただいてなおかつしっかりと利益のとれる商いをしないといけません。そのために役立つ情報を日々発信していきます。

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