GoToトラベルキャンペーンで宿泊施設がチェックアウト時にお渡しする書類を理解しよう

GoToキャンペーン

おはようございます!普段は民宿の経営者兼看板親父♪
コムサポートオフィス副代表のガク(@kasumi_gaku)です!

いよいよGoToキャンペーンが始まりました。35%割引は当面お客様の旅行後申請となります。(OTAや予約システム等での割引適用申し込みのシステムは遅れている模様。7月中はできない可能性が高いです)

Go To トラベルキャンペーン丨じゃらんnetの予約開始時期延期のお知らせ
開始日時が確定次第、 改めて管理画面等で事前に広報をするとの事です7/22、じゃらんnetで動きがありました。…

宿泊施設が最優先課題で行うことは、お客様に旅行後申請用の書類をお渡しすること。では何をお渡しすれば良いか?今日のブログで簡潔にまとめます。

まず、お客様が還付申請の際に必要なのは以下の書類。


5つあります!

結論からいうと、宿がお客様にお渡しすべき書類は

・支払内訳がわかる書類

・宿泊証明書

の2つです。順を追って見ていきましょう。

1)還付申請書(様式第1号)

こちらはお客様が還付申請に必要な申請書類です。お客様が書いてGoTo事務局に出すものです。


事後還付申請書

必要な5つの書類はこの書類の一番下に書かれています。

日本旅館協会のサイト内よりダウンロードできます。(必要な書類は全て下記のサイトよりダウンロードできます。日本旅館協会の会員でなくても、旅館でなくてもフォーマットは同じなので、宿泊施設ならば誰でも利用できます)

日本旅館協会
一般社団法人日本旅館協会は、国内外からの旅客に対して快適な宿泊を提供し、宿泊施設の接遇サービスの向上を図り、会員相互の連絡協調に努めることにより、旅館ホテル業の健全な発展を図ることを目的としております。

2)支払い内訳がわかる書類

これは明細付領収書があれば不要になります。フロント会計を導入していなくて手書きの合算領収書の宿泊施設の場合、明細がわかるようにこちらを記載して提出しなければなりません。


支払い内訳がわかる書類

繰り返しますが、フロント会計を導入していて明細付きの請求書&領収書を通常プリントアウトしている宿泊施設は不要です。いつもの請求書&領収書で代替できます。

要は、お客様に必ず明細のわかる書類をお渡しすること。これが宿泊施設がお客様に渡さなければならない書類その1です。

3)宿泊証明書

宿泊施設がお客様に渡さなければならない書類その2です。お客様が宿泊されたことを証明する書類を書いてお渡しして下さい。任意フォーマットで良いとされていますが、事務局作成のテンプレートを使っておくのが無難と私は考えています。


宿泊証明書モデル様式

この中で私がとても気になっているのが「予約を特定する番号※ある場合のみ」という記入欄。


任意記入ではありますが・・・

今回、電話予約への還付はできない問題というのが起こっています。Webからの予約でないと還付は受けられないとするものです。宿泊施設、特に電話予約の多い宿の方には非常に困った問題です。

ただ、旅行者が事務局に提出する書類において、お客様が電話予約の旅行だったのか、Web予約の旅行だったのかを事務局側が確認する方法がありません。唯一Web予約であることを示唆できるのがここの番号です。例えば、楽天トラベルならばRY・・・、R-withならばTY・・・、ヤフートラベル ならばIY・・・といった予約番号が必ず存在します。

任意とはいえ、ここに予約番号が書かれていることが「本当に利用した予約である」ことの間接的証明になるのではないか、と私は見ています。なので、予約番号は必ず書いておいてあげた方が良いです。

この書類は必ずお客様にお渡ししましょう。

4)口座確認書

お客様が還付金を入金してもらう口座です。こちらはお客様に記載してもらうものです。


口座確認書(旅行者用)

宿泊施設が記入する部分は全くありません。

5)口座番号を確認できる書類

こちらはお客様の通帳の写し(コピー)、またはキャッシュカードの写し(コピー)です。こちらもお客様に用意してもらうしかありません。

こちらが必要になること。自宅にコピー機がない場合は、コンビニ等に行って通帳番号と氏名がわかる部分をコピーして必要書類に同封して下さいと伝えてあげて下さい。

還付申請先と受付スタートについて

あと、お客様に必ずお伝えすること。

・還付書類送付先がまだ告知されていない

・受付はまだ始まっていない

という2点を必ずお伝えしてあげて下さい。

Go To トラベル事業関連情報 | 観光庁
2008年(平成20年)10月1日に発足した観光庁の公式ウェブサイトです。観光庁の紹介や観光立国実現のための施策などを紹介しています。


受付は8月14日以降

お客様はそれまで、書類を保管しておかなければなりません。

送付先と受付開始日は必ず聞かれると思います。そちらに関しては、

GoToトラベル事業公式サイトが近日中に立ち上がります。そちらのアドレスは観光庁の公式サイトで発表になります。そちらで8月14日以降にご確認下さい。

とお伝え下さい。

以上、宿泊施設にとっては事業者登録云々の問題もありますが、まずは目の前のお客様に7月23日のチェックアウト以降(つまり、今すぐ)やらなければならない最優先事項についてお知らせしました。

渡し忘れると、後からお客様からの請求があり、手間が増えます。チェックアウト時に必ずお渡しましょう。

電話予約のお客様はどうするか?

では、電話予約のお客様はどうするか?あくまで個人的な意見です。とりあえず明細書と宿泊証明書はお渡ししておくのが良いのではないかと思います。その際、

現時点で電話予約の場合は不可ですが、規定が変わる可能性もあるので一応お渡ししておきます。通ればラッキーぐらいな感じで。

と、私はお客様にお伝えするつもりです。何と言っても「電話予約は不可」というのがわかったのが数日前です。これでは私たちもお客様に連絡のしようがありません。

本来、今やっている作業は1ヶ月前ぐらいから準備すべきものです。事実、OTAのシステムすら追いついてないのですから。ただ、そこに文句を言っても始まりません。観光業界としては、それでも22日からキャンペーンをスタートしてくれたことを評価すべきであるという考え方もあります。

引き続き、電話予約のお客様も還付可能にしてもらえるように業界団体から動いてもらい、とりあえずお客様には書類をお渡ししておく、というのが私の判断です。もちろん、これが正解であるとは言えませんが、私ならばこうするという意見として記載しておきます。

追記(7月23日12時現在の情報)。

現在、電話予約に対し、お客様にクーポン発券をしていただくか宿泊施設が代行入力することによってGoTo適用できるスキームを準備中との情報をいただきました。(STAYNAVI)取り急ぎ電話予約のお客様にも宿泊証明書をお渡しすることだけ徹底しておけば大丈夫そうです。

最後に

お客様は5枚の書類を提出しなければなりません。そのうち通帳のコピー以外の4枚は宿泊施設側で用意してあげられるものです。私たち以上にお客様の方が混乱されていると思います。なので、私はこの4枚の書類(申請書と口座確認書は未記入のもの)をチェックアウト時にお渡ししてあげるのが親切なのではないかと思っています。


事後申請書類一式

できる宿泊施設さんはぜひ、一式でお客様に渡してあげて下さい。なお、当初書かれていた個人情報同意書は不要になった模様です。

以上、とにかく7月22日からGoToキャンペーンはスタートしました。感染者の増加、梅雨が明けない等の問題もありますが、頑張っていきましょう!

※こちらの記載は7月23日時点での個人的見解も含まれます。また、申請内容も変更される場合がございます。

必要書類のダウンロード先

追伸。

再度記載しておきます。

必要な書類は全て下記のサイトよりダウンロードできます。日本旅館協会の会員でなくても、旅館でなくてもフォーマットは同じなので、宿泊施設ならば誰でも利用できます。

日本旅館協会
一般社団法人日本旅館協会は、国内外からの旅客に対して快適な宿泊を提供し、宿泊施設の接遇サービスの向上を図り、会員相互の連絡協調に努めることにより、旅館ホテル業の健全な発展を図ることを目的としております。

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